Setiap orang tentunya menginginkan untuk mempunyai kesan yang baik pada setiap orang. Terutama bagi perusahaan yang bisa menjadi calon tempat kerja Anda di masa depan. Membangun impresi yang baik tersebut dibutuhkan sehingga ketika bisa bekerja di tempat tersebut akan sudah mempunyai bekal mempunyai impresi yang baik. Atau ketika tidak berhasil bekerja di tempat tersebut, Anda juga sudah meningkatkan kesan yang baik. Meninggalkan kesan atau impresi yang baik tersebut bisa didapatkan salah satunya lewat cara membalas email HRD yang dilakukan.
Ketika melamar pekerjaan ada kemungkinan komunikasi dan berbagai notifikasi akan dilakukan lewat email agar lebih profesional. Anda bisa melamar pekerjaan dengan menuliskan email ke HRD perusahaan yang membuka lowongan pekerjaan. Selanjutnya HRD akan membalas email dengan memberikan undangan wawancara, memberikan jadwal seleksi, hingga mengumumkan hasil lamaran yang juga lewat email. Berbagai kesempatan untuk menulis dan membalas email HRD tersebut bisa memberikan impresi yang baik apabila melakukannya dengan benar. Beberapa cara yang bisa digunakan agar bisa memberikan impresi yang baik ketika membalas email HRD antara lain:
1. Membalas dengan segera
Cara membalas email HRD yang pertama agar bisa memberikan impresi yang baik adalah dengan membalasnya dengan segera dan secepat mungkin. Pelamar kerja bagaimanapun mempunyai posisi sebagai orang yang membutuhkan pekerjaan oleh perusahaan. Sehingga biasanya akan senang apabila mendapatkan email untuk undangan wawancara dan seleksi. Hal tersebut membuat Anda perlu untuk mengecek email dengan rutin sehingga selalu update apabila ada email baru yang diterima. Setelah mendapatkan email yang ditunggu tersebut, balas dengan segera. Jangan sampai mengabaikan email tersebut dan terlalu lama memilih kata dan kalimat sehingga membuat Anda membalas emailnya dalam waktu lama. Sebaiknya balas email HRD yang diterima tidak kurang dari 24 jam untuk konfirmasi dan berbagai hal lainnya.
2. Membalas dengan sopan
Selain membalas email dengan segera setelah mendapatkan dan membaca isi email yang diterima, maka hal yang perlu diperhatikan adalah dengan membalas emailnya dengan bahasa yang sopan. Agar bisa memberikan impresi yang baik tentunya perlu menggunakan bahasa sopan dan santun. Balas email tersebut menggunakan bahasa yang formal dan bukan santai. Selain itu juga jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih, permohonan maaf apabila tidak bisa memenuhi panggilan interview, dan juga bahasa sopan lainnya sesuai dengan isi email HRD yang diterima.
3. Membalas dengan jelas
Impresi yang baik tidak hanya karena menggunakan bahasa yang sopan ketika menulis email. Akan tetapi menulis email yang tidak bertele-tele juga merupakan hal penting yang harus diperhatikan. HRD mempunyai banyak pekerjaan sehingga tidak mempunyai banyak waktu untuk mengetahui isi email yang panjang. Oleh karena itulah Anda bisa membalas email dengan jelas, singkat, padat, dan juga mengutarakan maksud dengan tidak bertele-tele. Sebaiknya tulis email balasan ke HRD yang jelas dan to the point pada hal yang ingin disampaikan. Jangan bertele-tele memanjangkan kalimat dan juga memutar isi email untuk mengutarakan suatu point yang ingin disampaikan agar membuat HRD bisa lebih jelas dan paham mengenai isi email Anda.
4. Membalas dengan profesional
Poin terakhir agar bisa memberikan impresi yang baik dan sopan ketika membalas email HRD adalah dengan membalasnya dengan profesional. Maksudnya adalah email yang dikirim tersebut memenuhi rangka untuk membalas email secara profesional. Seperti menyertakan subjek dengan jelas, mempunyai salam, kalimat pembuka, isi, dan juga penutup. Selain itu juga bisa dengan membalas email pada hari kerja dan dikirimkan saat jam kerja. Beberapa hal tersebut akan membantu untuk membalas email dari HRD lebih profesional.
Dengan menggunakan poin di atas bisa memberikan impresi yang baik untuk membalas email. Cara membalas email HRD mulai dari mengirimkannya saat jam kerja, membalasnya dengan segera, dan menggunakan bahasa profesional akan membantu untuk meninggalkan impresi yang baik. Bagi yang melamar kerja, hal lainnya yang dibutuhkan adalah dengan mengembangkan kemampuan yang bisa dilakukan dengan mengikuti pelatihan kerja dari Prasmul-ELI. Dengan mengikuti pelatihan tersebut akan membantu mempersiapkan diri dan bekal agar lebih mudah diterima kerja ketika melamar ke perusahaan.